Dernière mise à jour le 6 juin 2025.

PLUXEE LUXEMBOURG S.A. est une société anonyme appartenant au Groupe PLUXEE (ci-après, « PLUXEE » ou « Nous »). La présente Déclaration de confidentialité (ci-après “la Déclaration”) contient des informations importantes sur le traitement de vos Données à caractère personnel personnelles lorsque vous postulez à un emploi auprès de PLUXEE.

1.Objet de la présente déclaration

L’objectif de la présente Déclaration est de vous informer de la façon dont nous collectons, utilisons et traitons vos Données à caractère personnel. Cette Déclaration décrit également les mesures que nous prenons afin d’assurer la protection de vos Données à caractère personnel et précise comment vous pouvez nous contacter afin que nous puissions répondre à vos éventuelles questions au sujet de la protection de vos Données à caractère personnel

PLUXEE s’engage à respecter l’ensemble des dispositions réglementaires et législatives applicables en matière de protection des Données à Caractère telles que le Règlement général sur la protection des données 2016/679 et les lois nationales sur la protection des données, PLUXEE souhaite préciser quels types des Données à caractère personnel sont collectés, et comment vos données seront utilisées et avec qui les Données à caractère personnel sont partagées. Elle énonce également vos droits en ce qui concerne vos Données à caractère personnel.

Dans cette Déclaration, on entend par :

“ Donnée à caractère personnel ” (ci-après, ‘Données à caractère personnel’, ‘Données personnelles’ou ‘Données’) : toute information se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable (ci-après dénommée «personne concernée»); est réputée être une «personne physique identifiable» une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant, tel qu'un nom, un numéro d'identification, des données de localisation, un identifiant en ligne, ou à un ou plusieurs éléments spécifiques propres à son identité physique, physiologique, génétique, psychique, économique, culturelle ou sociale.

“ Pays tiers” : Tout pays, territoire ou secteur défini dans ledit pays, en dehors de l’Union européenne (UE) et de l’Espace économique européen (EEE).

“ Règlement Général sur la Protection des données à caractère personnel ou RGPD ou Règlementation” : Règlementation (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 sur la protection des personnes physiques en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel et la libre circulation de ces données, qui remplace la Directive 95/46/CE.

“Responsable du traitement des données” : la personne physique ou morale, l'autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d'autres, détermine les finalités et les moyens du traitement.

“Traitement deDonnées à caractère personnel” : Toute opération ou tout ensemble d'opérations effectuées ou non à l'aide de procédés automatisés et appliquées à des données ou des ensembles de données à caractère personnel, y compris, sans s’y limiter, la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la structuration, la conservation, l'adaptation ou la modification, l'extraction, la consultation, l'utilisation, la communication par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, l'effacement ou la destruction.

2. Portée de la présente Déclaration 

Destinataire de cette Déclaration

Cette Déclaration s'applique :

• aux candidats à l'emploi qui postulent via l’adresse mail talent.lu@pluxeegroup.com
• aux candidats dont le profil nous est communiqué par nos partenaires (agences d’intérim, bureau de recrutement, etc.) et plateformes partenaires d’aide au recrutement ;
• à tout candidat à un emploi qui entre en contact avec PLUXEE dans le cadre d'une candidature à un emploi (par exemple, les candidatures spontanées) ;
• à tout candidat dont le profil est exposé à Pluxee par tout autre biais (références, réseaux sociaux, etc.).

Dans la mesure où PLUXEE est susceptible de collecter et de traiter des Données de tiers que vous lui avez communiquées, nous vous demandons de bien vouloir informer lesdits tiers de l'existence de cette Déclaration afin qu'ils puissent prendre connaissance du traitement que PLUXEE effectue sur leurs Données et de leurs droits.

3. Identité et coordonnées du Responsable du traitement des données

3.1 Responsable du traitement des données

Dans le cadre de ses activités, PLUXEE est amenée à traiter vos Données à caractère personnel en sa qualité de Responsable du traitement dans la mesure où il détermine les moyens et les finalités du ou des traitements.

Coordonnées du Responsable du traitement :

• Nom de l'entreprise : PLUXEE Luxembourg S.A.
• Courriel :  talent.lu@pluxeegroup.com
• Adresse postale : 39 Rue du Puit Romain L-8070 Bertrange – Grand-Duché de Luxembourg.
• Site internet : www.pluxee.lu

3.2.  Point de contact en matière de protection des Données

PLUXEE a désigné un point de contact en matière de protection des Données.

Vous pouvez nous contacterpour toute question relative au traitement de vos Données à caractère personnel et à l'exercice de vos droits.

Coordonnées :

E-mail: privacy.lu@pluxeegroup.com or via notre formulaire.

Adresse postale : 39 Rue du Puit Romain L-8070 Bertrange – Grand-Duché de Luxembourg.

4. Données à caractère personnel collectées

Lorsqu'un candidat postule pour un emploi chez PLUXEE, les Données à caractère personnel suivantes peuvent être collectées et traitées :

• Données d'identification (prénom, nom, date de naissance, nationalité, etc.) ;
• Information de contact ;
• Parcours scolaire et formations ;
• Références ;
• Détails de l'interview ;
• Détails de l'expérience professionnelle (emploi postulé, niveau de fonction, compétences acquises, etc.) ;
• Informations sur le droit du demandeur à travailler au Grand-Duché de Luxembourg ;
• Salaires et avantages souhaités ;
• Photos et vidéos (volontairement communiquées par le candidat via les CV ou collectées via notre système de caméras de surveillance dans le bâtiment ou se situent nos locaux).

De manière générale, les Données à caractère personnel que PLUXEE traite seront directement communiquées par vous, par le biais de vos curriculum vitae, lettre de motivation ou lors d'entretiens, via des tests de préférences auxquels vous vous soumettez ou autres formes d'évaluation.

PLUXEE recueille également des Données à caractère personnel de tiers, tels que des agences de recrutement ou via des chasseurs de tête. Si la réglementation ou la législation l'autorise, PLUXEE peut également recevoir des informations sur vous de la part d'anciens employeurs ou de personnes de référence si vous donnez votre consentement, ou de sources accessibles au public ou réseaux sociaux, telles que LinkedIn.

5. Pourquoi PLUXEE recueille-t-elle ces informations ?

5.1. Procédure de sélection et de recrutement

PLUXEE recueille les Données à caractère personnel pour évaluer, examiner et traiter les candidatures aux postes vacants ou les candidatures spontanées, contacter le candidat et conclure un éventuel contrat de travail.Le traitement des Données à caractère personnel d'un candidat est donc justifié et nécessaire dans le cadre du processus de recrutement et en vue de l’exécution de mesures précontractuelles ou sur la base de l'intérêt légitime de PLUXEE. 

À ce titre, PLUXEE peut collecter et traiter les catégories de Données énoncées à l’article 4.

En particulier, ces Données peuvent être collectées auprès d'anciens employeurs si vous avez donné votre consentement.

5.2 Enregistrement de vos Données dans une réserve de recrutement

PLUXEE conserve les données de candidats non-retenus dans une réserve de recrutement pendant une période de  deux ans à compter du dernier contact avec ledit candidat sur la base de l’intérêt légitime de PLUXEE, qui est celui de pouvoir contacter les candidats qui n'ont pas été retenus afin de leur proposer de nouvelles offres d'emploi dès que des postes vacants se libèrent au sein de PLUXEE.

A cette fin, PLUXEE peut collecter et traiter les catégories de Données énoncées à l’article 4.

Le candidat peut s’opposer à tout moment à ce traitement ou demander l’effacement de ses Données à caractère personnel. 

5.3 Assurer la sécurité des biens et des personnes

PLUXEE utilise un système de caméras de surveillance mis à disposition par le propriétaire de l'immeuble où sont situés les bureaux. Ces caméras de surveillance situées dans le bâtiment sont uniquement destinées à assurer la sécurité des biens et des personnes et à prévenir toute intrusion.

Dans ce contexte, les catégories de Données suivantes seront traitées :

• Images (photos/vidéos prises par le biais de notre système de caméras de surveillance).

Les images recensées par le biais des caméras de surveillance sont conservées durant un laps de temps spécifique évoqué au point 8 de la présente Déclaration. 

6. The legal basis for processing Personal Data

Les Données à caractère personnel mentionnées ci-dessus sont traitées et collectées uniquement dans la mesure où elles sont nécessaires pour atteindre les objectifs décrits dans l'article 5.

Conformément à l'article 6 du RGPD, PLUXEE n'utilisera et ne traitera vos Données que si les conditions suivantes sont remplies :

• L'utilisation de vos Données est nécessaire pour effectuer les étapes nécessaires de la procédure de recrutement et, le cas échéant, pour conclure un contrat avec vous (phase pré-contractuelle et contractuelle).
• Vous avez consenti à l'utilisation de vos Données. Dans la mesure où nous traitons vos informations personnelles sur la base de votre consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Vous pouvez le faire en nous contactant (voir infra).
• L'utilisation de vos Données pendant le processus de recrutement est nécessaire dans le cadre des intérêts légitimes de PLUXEE. Lorsque PLUXEE traite vos Données pour satisfaire ses intérêts légitimes, elle veille à ce qu'un juste équilibre soit trouvé entre vos droits et libertés fondamentaux, y compris votre vie privée, et son ou ses intérêts légitimes.
• Enfin, dans certains cas, PLUXEE est légalement tenue de traiter certaines Données en vertu de certaines obligations légales, et le cas échéant de les divulguer aux autorités compétentes. Par exemple, elle est tenue de vérifier l'admissibilité d'un candidat retenu à travailler en Belgique avant le début de son emploi.

7. Comment vos informations seront-elles utilisées et partagées ?

PLUXEE peut partager vos Données à caractère personnel avec des entités liées et appartenant au Groupe dont elle fait partie.

Dans des circonstances spécifiques, PLUXEE peut partager vos informations personnelles avec des tiers qui exercent des fonctions en son nom et lui fournissent des services, tels que des agences d’intérim ou des bureaux de recrutement.

PLUXEE peut divulguer vos Données à caractère personnel pour se conformer à ses obligations légales ou dans l'intérêt de la sécurité, de l'intérêt public ou de l'application de la loi. Elle peut également divulguer des Données dans le cadre d'un litige réel ou potentiel ou pour protéger sa propriété, sa sécurité, ses collaborateurs et autres droits ou intérêts.

Vos Données à caractère personnel ne seront pas vendues ou louées à des tiers.

8. Transfert de vos Données à caractère personnel en dehors de l'UE/EEE

Compte tenu du caractère international du groupe PLUXEE, vos Données à Caractère Personnel sont susceptibles d’être transférées à des destinataires, internes au groupe PLUXEE ou externes, autorisés à exécuter des services pour notre compte. 

En principe, PLUXEE ne transfère pas de Données à caractère personnel en dehors de l'Union européenne (UE) ou de l'Espace économique européen (EEE).  Si PLUXEE prévoit de les stocker et/ou de les traiter en dehors de l'UE/EEE, elle doit s'assurer qu’un niveau de protection adéquat c’est-à-dire équivalent à celui applicable au sein de l’UE ou de l’EEE est garanti.

Si un transfert de vos Données à caractère personnel doit avoir lieu vers des pays tiers, PLUXEE prendra toutes les mesures nécessaires et appropriées pour garantir la sécurité et la confidentialité de vos Données à caractère personnel transférées et ainsi assurer un niveau de protection équivalent à celui en vigueur au sein de l’Union européenne ou de l’Espace Economique Européen. Un tel transfert sera notamment encadré par l’un des mécanismes prévus au Chapitre V du RGPD (décision d’adéquation, Clauses Contractuelles Types, règles d’entreprise contraignantes etc.). 

Si vous désirez obtenir plus d’informations sur les transferts internationaux de Données à caractère personnel que nous sommes susceptibles d’effectuer ainsi que sur les garanties appropriées mises en place pour sécuriser lesdits transferts, veuillez nous contacter à privacy.lu@pluxeegroup.com ou compléter notre formulaire.

9. Combien de temps conservons-nous vos Données à caractère personnel ?

Si votre candidature à un emploi n'est pas retenue, PLUXEE conservera vos Données à caractère personnel pendant une période de deux ans à compter du dernier contact avec le candidat non-retenu  afin d'envisager d'autres possibilités d'emploi, sauf si vous vous y opposez.

Si votre candidature est retenue et que vous voyez offrir un poste chez PLUXEE, les Données à caractère personnel recueillies au cours du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. La période pendant laquelle vos Données seront conservées en tant que collaborateur vous sera communiquée dans une Déclaration distincte destinée aux collaborateurs.

Les images issues des caméras de surveillance sont conservées pendant une période d’un mois, conformément à la loi, sauf demande contraire des autorités compétentes.[LV1] [CR2]  [LV1]A supprimer si pas de caméras. [CR2]Camera à l’accueil je confirme 

10. Sécurité des Données

Vos Données sont considérées comme strictement confidentielles. À cette fin, nous avons pris toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour les protéger contre toute destruction, perte ou altération accidentelle ainsi que contre tout dommage, accès accidentel ou illicite ou autre traitement injustifié des Données.

Nous prenons toutes les mesures raisonnables en vertu des principes du respect de la vie privée dès la conception (« privacy by design ») et de la protection de la vie privée par défaut (« privacy by default ») aux fins de mettre en place les garanties nécessaires et de sécuriser le Traitement des Données à caractère personnel. Selon le niveau de risque présenté par le Traitement, nous réalisons également une analyse d’impact relative à la protection des données à caractère personnel (« privacy impact assessment ») aux fins d’adopter les mesures de protection adéquates et de garantir la protection des Données à caractère personnel des candidats qui postulent à un emploi chez PLUXEE.

11. Droits des personnes concernées

Vous disposez de certains droits relatifs aux Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet :

• Droit d'être informé : vous avez le droit d'être informé, au plus tard au moment de la collecte de vos Données, sur le traitement que nous effectuons, vos droits y afférents et l'exercice de ces droits. A ce titre, nous avons rédigé la présente Déclaration.
• Droit d'accès : vous avez le droit de consulter les informations vous concernant et d'obtenir une copie des informations que nous détenons.
• Droit de rectification : vous pouvez nous demander de rectifier, compléter ou supprimer les Données périmées, incorrectes ou incomplètes que nous détenons à votre sujet.
• Droit d'effacement : dans certaines circonstances, vous avez le droit d'obtenir l'effacement des Données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet, par exemple lorsque ces Données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été collectées ou lorsque vous avez retiré votre consentement et qu'il n'existe aucune autre base juridique pour le traitement des Données.
• Droit d'opposition et de restriction : dans certaines circonstances, vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos Données à caractère personnel. PLUXEE peut ainsi arrêter temporairement et/ou partiellement le traitement qui est effectué. Vous pouvez arrêter définitivement un traitement déterminé ou tous les traitements que PLUXEE effectue sur vos Données à caractère personnel en faisant appel au droit d’opposition.
• Droit à la portabilité : À la demande d'un candidat et à condition que cela soit techniquement possible, PLUXEE doit fournir aux candidats une copie de ses Données à caractère personnel traitées, dans un format numérique, lisible et structuré. Ainsi, les candidats peuvent les sauvegarder pour une (ré)utilisation personnelle, ou demander au Responsable du traitement de les transférer à un autre Responsable du traitement. La législation sur la protection des Données limite ce droit quant aux Données qui ont été initialement fournies à PLUXEE par le candidat lui-même.
• Droit d’introduire une réclamation : Vous pouvez décider d’introduire une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle de la protection des données du pays de votre résidence habituelle. Pour le Grand-Duché de Luxembourg, il s’agit de la Commission Nationale pour la Protection des Données (CNPD). Vous pouvez contacter la CNPD via les canaux suivants :
  • Adresse postale : 15, Boulevard du Jazz L-4370 Belvaux, Grand Duchy of Luxembourg.
  • Adresse e-mail : info@cnpd.lu
  • Site internet : www.cnpd.public.lu 

Vous avez également le droit d’introduire une action en justice devant les tribunaux du pays dans lequel l’entité PLUXEE dispose d’un établissement ou du pays où se trouve votre résidence habituelle.

Vous pouvez, à tout moment et sans justification exercer ces droits ou nous contacter pour toute demande ou réclamation relative à la protection de vos Données à caractère personnel. Pour ce faire, veuillez nous contacter via l’un des canaux suivants :

• Via notre formulaire
• Par courriel: privacy.lu@pluxeegroup.com
• Par courrier: PLUXEE Luxembourg S.A A l’attention de la personne de contact en matière de Protection des Données 39 Rue du Puits Romain L-8070 Bertrange Grand-Duché de Luxembourg

Lors de votre demande, veuillez indiquer clairement quel droit vous souhaitez invoquer et à quel traitement de Données vous souhaitez vous opposer ou limiter ou quel consentement vous souhaitez retirer.

Afin de nous assurer de l’identité de la personne qui émet la demande d’exercice de droit ou d’information portant sur ses Données à caractère personnel, nous procédons à la vérification dans nos systèmes de l’identité de la personne à l’origine de la demande. En cas de doute raisonnable quant à l’identité de la personne qui émet la demande d’exercice de droit, nous pouvons demander que des informations supplémentaires nous soient communiquées pour confirmer l’identité de la personne concernée.

L’exercice de vos droits en vertu du RGPD est gratuit sauf si nous considérons que la demande est manifestement infondée ou excessive (par exemple, en cas de demandes répétées ou intempestives).

Nous répondrons à votre demande dans le délai légalement prescrit par le RGPD, à savoir, un mois à compter de la réception de votre demande. Ce délai peut être prolongé et porté à deux mois supplémentaires si la demande s’avère complexe et/ou en raison du nombre de demandes que nous devons traiter. Si ledit délai doit être prolongé, vous en serez averti ainsi que du motif de cette prolongation.

Veuillez noter que dans certaines circonstances prévues par la loi, nous pouvons refuser l’accès à vos informations ou ne pas donner droit à votre demande lorsque nous y sommes légalement autorisés ou obligés. En cas de demande manifestement infondée ou excessive, nous pouvons également refuser de faire droit à votre (vos) demande(s).

12. Modification de cette Déclaration

Nous nous réservons le droit de modifier ou de compléter cette Déclaration si nécessaire.

En cas de modifications importantes, la date de modification sera mise à jour et une copie de la nouvelle Déclaration sera publiée sur notre Site internet.

Nous vous encourageons à consulter périodiquement cette Déclaration pour savoir comment nous traitons et protégeons vos Données.

Mise à jour le 6 juin 2025.